W codzienności jest tak dużo wyzwań, że większość z nas zna to nieprzyjemne uczucie, gdy ciągle z czymś nie zdąża. Czy musi tak być? W tym artykule będzie dużo o wydajnej organizacji, bo właśnie to mam na myśli nazywając dzień dobrze zorganizowanym. Nie spodziewajcie się tutaj rutynowego planu na co dzień, ale raczej organizację dnia łączącą Waszą zwyczajną codzienność z większą całością jaką jest Wasza życiowa misja.
PLAN NA TYDZIEŃ
Zacznijmy od tego, że by dobrze zaplanować dzień trzeba mieć ogląd na tydzień! To pierwsza prosta wskazówka, by dni mogły być bardziej efektywne. Czemu tydzień? Planując sobie rzeczy z dnia na dzień łatwiej o to, by z wieloma sprawami się nie wyrobić lub je przeoczyć, albo co gorsza na koniec tygodnia dojść do wniosku, że właściwie nie ruszyło się nic z tego, co dla nas najważniejsze. Jeżeli znasz swoje cele i marzenia lub odkrywasz je na bieżąco, to należy zaplanować tydzień pod ich kątem. Da Ci to poczucie zadowolenia i bycia na właściwym życiowym torze. Przykład. Twoim celem są regularne ćwiczenia. Wiesz, że na trening potrzebujesz 3 godziny czasu w tygodniu. Patrzysz na całość swoich obowiązków i bierzesz pod uwagę różne zobowiązania i plany tygodniowe. Okazuje się, że poćwiczyć możesz rano w poniedziałek, wieczorem w czwartek i po południu w sobotę. Już wiesz, że to są jedyne dni, kiedy możesz zrealizować swoje założenia. Przy dziennym planowaniu może się okazać, że w piątek nagle poczujesz niezadowolenie, bo zdasz sobie sprawę, że w tygodniu pracy nie udało Ci się nic zrobić i jedynym czasem na WSZYSTKIE plany jest weekend. Inna ważna sprawa przy planowaniu tygodniowym – wiele instytucji pracuje w takim trybie np. szkoła. W planowaniu tygodniowym łatwiej więc pogodzić własne cele z obowiązkami jakie niesie także życie rodzinne.
TWOJE ROLE
Przed rozpoczęciem jakiegokolwiek planowania warto rozpisać swoje role życiowe. Po co? Z każdą Twoją rolą życiową idą pewne cele i marzenia. Z pewnością dodatkowo ten tekst pomoże Ci ułożyć je sobie w głowie. Tutaj napiszę przykładowo jak ja to robię. Wypiszę wszystkie moje role i to, co w danym tygodniu chciałabym w ramach tych ról zrealizować w zgodzie z moimi wartościami, marzeniami i obowiązkami.
Człowiek (rozwój indywidualny): odświeżenie jazdy autem
Rola żony: zorganizuję czas, by Adam mógł odpocząć od pracy i dzieci.
Rola matki: codziennie godzinę dziennie spędzę z dziećmi na dobrej zabawie.
Rola gospodyni domowej: zapewnię domowe, zdrowe i urozmaicone posiłki. Gruntowne jednorazowe sprzątanie. Posegregowanie skarpetek chłopców.
Rola przyjaciółki: Zadzwonić do Klaudii.
Rola blogera: Przeredagowanie starych postów. Nowy post o tym „Jak dobrze zorganizować sobie czas”.
Rola nauczyciela: Przygotować materiał do zajęć. Wypisać słówka.
Rola przedstawiciela handlowego: Nawiązać kontakty z 20 potencjalnymi klientami.
Rola administracyjna: Powprowadzać 50 nowych kontaktów do CRM.
Oczywiście jest to uproszczony schemat, ale na jego bazie określam co jest dla mnie ważne. Chcę być przecież dobrą żoną i matką, dbać o dom, dawać to, co najlepsze z siebie w pracy i realizować swoje pasje. PRZY ROLACH ZAPISUJEMY CELE NA DANY TYDZIEŃ.
Patrząc na cały tydzień (planuję w sobotę) orientuję się kiedy co powinnam zrobić tzn., że materiał do zajęć mogę przygotować w niedzielę i środę, do klientów trzeba podzwonić w poniedziałek, wtorek to dobry dzień, by zadzwonić do Klaudii, w środę wieczór piszę na bloga i publikuję w piątek, itd. Rozumiecie o co mi chodzi? Warto np. w kalendarzu wypisać sobie konkretne godziny realizacji danych zadań.
WAŻNE NIEPILNE
Postaw sobie dwa pytania. Jedno odnośnie Twojego życia prywatnego, drugie odnośnie pracy.
1) Jaka czynność, którą mógłbyś robić (a nie robisz), bardzo odmieniłaby Twoją codzienność?
2) Jaka czynność, którą mógłbyś robić (a nie robisz), bardzo odmieniłaby Twoją pracę?
Prawdopodobnie obie odpowiedzi mieszczą się w kategorii ważne, ale niepilne. To nie są sprawy niecierpiące zwłoki. Jednak ich nierobienie i koncentrowanie się na doraźnych, ale pilnych kwestiach lub na trwonieniu czasu powoduje, że właśnie to, co dla nas istotne gdzieś nam przepada i nie znajdujemy dla tych rzeczy miejsca w tygodniowym grafiku. Im więcej koncentrujemy się na tym, co ważne i niepilne tym bardziej stawiamy na rozwój, rozwiązania, zapobieganie i szukanie nowych możliwości. W tygodniowym planowaniu wzięłabym pod uwagę to, co jest dla Was odpowiedzią na te dwa pytania. W ten sposób nie działacie doraźnie, ale długofalowo.
WCIELANIE ZASAD W ŻYCIE
Na co dzień wygląda to tak, że rano przeglądasz sobie cele na dany dzień lub tydzień, by nie stracić z pola widzenia tego, co najważniejsze. Można sobie przypomnieć godziny, kiedy coś robimy. Mimo to, plan tygodniowy zakłada, że w planie są luki, że jest czas na życie spontaniczne i dostosowanie się do sytuacji. Pamiętać trzeba, że ludzi nie traktuje się jak rzeczy. Tutaj zacytuję książkę na podstawie której jest ten wpis, książkę „7 nawyków skutecznego działania” Stephena R. Coveya: „O ludziach nie można myśleć w kategoriach wydajnego działania. Myślimy w kategoriach skuteczności o ludziach i w kategoriach wydajności, gdy chodzi o rzeczy.” To oznacza, że jeżeli mam w planach, że zadzwonię do przyjaciółki w piątek po południu, bo wtedy i ona i ja mam czas, to nie zakładam ile czasu mi to zajmie. Może być to 5 min., ale może i być to 50 min.
ODDELEGOWYWANIE ZADAŃ
Rozliczenie wg ról ma pomóc mi sprawdzić czy są tu jakieś zadania, które mogę oddelegować osiągając te same rezultaty i koncentrując się na czymś innym np. pani do sprzątania może wyczyścić za mnie dom. W oddawaniu komuś zadań i czynieniu kogoś odpowiedzialnym za pewne obowiązki przy obopólnej zgodzie nie ma nic złego. Chodzi jednak o to, by nie oddawać tych obowiązków na zasadzie „posyłkowej”. Jeżeli chcemy naprawdę zyskania własnego czasu i szacunku drugiej osoby a także, żeby poczuwała się do danego zadnia, nie możemy cały czas dyrygować i upominać jak ma coś być zrobione. Liczy się rezultat. Jeżeli będziemy stać nad kimś i co chwilę mu mówić jak ma coś zrobić daleko nie zajdziemy w dobrym zorganizowaniu sobie własnego czasu.
Mam nadzieję, że te wskazówki pomogą Wam w dobrym zorganizowaniu tygodnia, a także odkryciu swoich życiowych marzeń i celów.
A jeżeli podobał Ci się ten wpis, to zapraszam po więcej na:
Lub do sklepu, jeżeli interesują Cię materiały do nauki portugalskiego:
Beijos e até já!
Ania
Tekst powstał na podstawie książki Stephena R. Coveya: „7 nawyków skutecznego działania”.
Sesja zdjęciowa Joanna Kostecka Fotografia.
